KINO TAVAST RY - elokuvanystävien taide- ja kulttuuriyhdistys Hämeenlinnassa

Elokuvat, elokuvakerhot, elokuvakasvatus, elokuvayhteistyö, elokuvafestivaali

Tietosuojaseloste

Seloste (päivitetty 12.10.2018) kertoo, miten käsittelemme rekisteritietoja ja miten rekisteriin merkityt henkilötiedot voi tarkistaa (EU:n tietosuoja-asetus 2016/679)

Tallennamme rekisteriin vain välttämättömät tiedot ja hävitämme tarpeettomat tiedot tietoturvallisesti. Tietosuojakäytäntöjen mahdollisista muutoksista informoidaan.

Jäsenrekisteri

Rekisterin nimi
Kino Tavast ry:n jäsenrekisteri 

Rekisterinpitäjä
Kino Tavast ry (y-tunnus 2656101-7)
℅ Luonnonperintösäätio
Raatihuoneenkatu 13 A 1
13100 Hämeenlinna
Sähköposti kinotavast (AT) gmail.com

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Jäsensihteeri Johanna Ahtila
johanna.ahtila (AT) gmail.com

Rekisterin tarkoitus 
Yhdistyksellä on lakisääteinen velvollisuus pitää jäsenrekisteriä. Rekisteri mahdollistaa 

  • yhteydenpidon jäseniin,
  • sisäisen tiedottamisen, 
  • jäsenkorttien toimittamisen ja 
  • jäsenmaksuliikenteen seuraamisen. 

Rekisteriin merkityt tiedot

  • jäsenen nimi, 
  • kotipaikka,
  • sähköpostiosoite,
  • jäsenmaksutiedot sekä 
  • jäseneksi liittymisvuosi.

Postiosoite ja puhelinnumero merkitään, mikäli jäsen on antanut tiedot. Sähköpostiohjelmaan on jäsenistä tallennettu ryhmäpostitusta varten

  • nimi ja
  • sähköpostiosoite.

Rekisteritietojen tietolähteet 
Tiedot saadaan jäseniltä itseltään jäseneksi liittymisen yhteydessä tai tietoja myöhemmin päivitettäessä. Jäsenmaksutiedot saadaan pankin tiliotteelta. Tarvittaessa tietoja (esimerkiksi puhelinnumeroita) voidaan päivittää julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä.

Tietojen luovutukset 
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Mikäli myöhemmin ilmaantuu tarve tietojen luovuttamiseen, siihen pyydetään lupa jäseniltä.

Tietojen poistaminen ja säilyttäminen
Rekisterinpitäjä poistaa jäsenluettelosta viimeistään vuoden kuluttua ne, joiden jäsenyys on päättynyt. Jäsenmaksutiedot merkitään tilinpäätökseen maksajan nimikirjaimilla. Tiedot säilyvät yhdistyksen kirjanpitoarkistossa laissa säädetyt 6 vuotta. Toimintakertomukset ja pöytäkirjat arkistoidaan pysyvästi. Yhdistyksen toimintakertomuksiin ja pöytäkirjoihin tallentuu nimitietoja muun muassa hallituksen jäsenistä, kirjanpitäjistä, toiminnantarkastajista, muista toimihenkilöistä ja työryhmiin osallistuvista.

Rekisteröidyn oikeudet
1.  Saada pyynnöstä tieto hänen rekisteriin tallennetuista tiedoistaan.
2.  Vaatia häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua tai puutteellisten tietojen täydentämistä.
3.  Kieltää henkilötietojen käsittely tai rajoittaa niiden käsittelyä ja vaatia rekisteriin tallennettujen henkilötietojen poistoa. 
4. Saada häntä koskevat tiedot viivytyksettä. Mikäli kuukauden aikaraja ylittyy, siitä tiedotetaan erikseen.  
5. Valittaa tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

Tietoja, oikaisua ja tietojen käsittelyn rajoittamista tai poistoa koskevissa kysymyksissä voi olla yhteydessä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön, jäsensihteeri Johanna Ahtilaan.

Henkilötietojen käsittelijät
Henkilöt, joilla on pääsy rekisterin tietoihin, nimeää yhdistyksen hallitus. Tällä hetkellä jäsenrekisterin tietoja käsittelevät jäsensihteeri Johanna Ahtila ja sihteeri-taloudenhoitaja Ulla Lappalainen. Hallituksen muut jäsenet ja varajäsenet saavat tietoonsa jäsenten nimet, kun hallitus hyväksyy uudet jäsenet tai toteaa jäsenyyden päättyneeksi. Kirjanpitäjä näkee jäsenmaksutiedot ja toiminnantarkastaja sekä jäsenmaksutiedot että jäsenluettelon, jossa on jäsenten nimet, mutta ei muita tietoja. 

Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus
Käsittelyn turvallisuutta arvioidaan säännöllisesti. Rekisteritiedot sijaitsevat rekisterinpitäjän edustajan hallinnassa olevalla laitteella, jonka sisältö on salattu tai virtuaalisella palvelimella tietokoneella, jonka fyysinen turvallisuus on riittävällä tavalla (palomuuri, virustorjunta, lukollinen säilytyspaikka) varmistettu ja jonka ohjelmat on päivitetty säännöllisesti. 

Tietojen palautus vikatilanteessa turvataan säännöllisellä varmuuskopioinnilla. Varmuustiedosto säilytetään muistitikulla, jota säilytetään lukitussa tilassa.

Mahdollinen printattu jäsenrekisteri, toimintakertomukset ja tilinpäätökset säilytetään lukitussa tilassa ja hävitetään tarvittaessa tietoturvallisesti silppuamalla. Arkistomateriaalia voidaan myöhemmin luovuttaa Maakunta-arkistoon, jolloin materiaalin käyttöehdoista sovitaan arkiston kanssa erikseen.

Jäsensähköposti lähetetään piilokopioina, jolloin osoitteet eivät tule muiden jäsenten tietoon.

Yhdistyksen muut rekisterit 

Jäsenrekisterin lisäksi yhdistyksellä on seuraavat henkilörekisterit:

  • Sähköpostilista/uutiskirje 
  • Sähköpostilista/uutiskirje Hämeenlinnan seudun koulujen ja päiväkotien opettajille ja ohjaajille
  • Palkkarekisteri 

Sähköpostilista/uutiskirje

Rekisterin nimi
Kino Tavast ry:n sähköpostilista/uutiskirje

Rekisterinpitäjä
Kino Tavast ry
℅ Luonnonperintösäätio
Raatihuoneenkatu 13 A 1
13100 Hämeenlinna 
Sähköposti kinotavast AT gmail.com

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Sihteeri Ulla Lappalainen
Sähköposti kinotavast AT gmail.com

Rekisterin tarkoitus 
on tiedottaa yhdistyksen järjestämistä elokuvanäytöksistä ja tapahtumista.

Rekisteriin merkityt tiedot

  • sähköpostiosoite ja 
  • nimi, mikäli asianomainen on sen antanut.

Sähköpostiohjelmaan on luotu ryhmä jäsenpostitusta varten. 

Rekisteritietojen tietolähteet 
Tiedot saadaan rekisteriin merkityiltä itseltään.

Tietojen luovutukset 
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Rekisteröidyn oikeudet
1.  Saada pyynnöstä tieto hänen rekisteriin tallennetuista tiedoistaan.
2.  Vaatia häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua tai puutteellisten tietojen täydentämistä.
3.  Kieltää henkilötietojen käsittely tai rajoittaa niiden käsittelyä ja vaatia rekisteriin tallennettujen henkilötietojen poistoa. 
4. Saada häntä koskevat tiedot viivytyksettä. Mikäli kuukauden aikaraja ylittyy, siitä tiedotetaan erikseen.  
5. Valittaa tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

Tietoja, oikaisua ja tietojen käsittelyn rajoittamista tai poistoa koskevissa kysymyksissä voi olla yhteydessä rekisterinpitäjän yhteyshenkilö Ulla Lappalaiseen.

Henkilötietojen käsittelijät
Henkilöt, joilla on pääsy sähköpostilistan rekisteritietoihin, nimeää yhdistyksen hallitus. Tällä hetkellä sähköpostilistan tietoja käsittelee sihteeri Ulla Lappalainen.

Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus
Sähköposti lähetetään piilokopioina, jolloin osoitteet eivät tule muiden viestin saajien tietoon. Noudatetaan samoja turvallisuustoimia kuin jäsenrekisterin osalta.
 

Sähköpostilista/uutiskirje opettajille ja ohjaajille

Rekisterin nimi
Kino Tavast ry:n sähköpostilista päiväkotien ja koulujen opettajille ja ohjaajille

Rekisterinpitäjä
Kino Tavast ry
℅ Luonnonperintösäätio
Raatihuoneenkatu 13 A 1
13100 Hämeenlinna 
kinotavast (AT) gmail.com

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Sihteeri Ulla Lappalainen
kinotavast (AT) gmail.com

Rekisterin tarkoitus 
Tiedottaa yhdistyksen järjestämistä koululaisnäytöksistä ja tapahtumista

Rekisteriin merkityt tiedot
Rekisteriin merkitään 

  • sähköpostiosoite ja 
  • nimi, mikäli asianomainen on sen antanut.

Sähköpostiohjelmaan on luotu ryhmä jäsenpostitusta varten. 

Rekisteritietojen tietolähteet 
Tiedot saadaan rekisteriin merkityiltä itseltään.

Tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta.

Rekisteröidyn oikeudet
1.  Saada pyynnöstä tieto hänen rekisteriin tallennetuista tiedoistaan.
2.  Vaatia häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua tai puutteellisten tietojen täydentämistä.
3.  Kieltää henkilötietojen käsittely tai rajoittaa niiden käsittelyä ja vaatia rekisteriin tallennettujen henkilötietojen poistoa. 
4. Saada häntä koskevat tiedot viivytyksettä. Mikäli kuukauden aikaraja ylittyy, siitä tiedotetaan erikseen.  
5. Valittaa tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

Tietoja, oikaisua ja tietojen käsittelyn rajoittamista tai poistoa koskevissa kysymyksissä voi olla yhteydessä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön, sihteeri Ulla Lappalaiseen.

Henkilötietojen käsittelijät
Henkilöt, joilla on pääsy sähköpostilistan rekisteritietoihin, nimeää yhdistyksen hallitus. Tällä hetkellä sähköpostilistan tietoja käsittelee sihteeri Ulla Lappalainen.

Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus
Sähköposti lähetetään piilokopioina, jolloin osoitteet eivät tule muiden viestin saajien tietoon. Noudatetaan samoja turvallisuustoimia kuin jäsenrekisterin osalta.

Palkkarekisteri

Rekisterin nimi
Kino Tavast ry:n palkkarekisteri

Rekisterinpitäjä
Kino Tavast ry
℅ Luonnonperintösäätio
Raatihuoneenkatu 13 A 1
13100 Hämeenlinna
kinotavast (AT) gmail.com

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Sihteeri-taloudenhoitaja Ulla Lappalainen
kinotavast (AT) gmail.com

Rekisterin tarkoitus 
Yhdistyksellä on lakisääteinen velvollisuus palkkakirjanpitoon. Palkkarekisteri mahdollistaa palkanmaksun, työtodistusten kirjoittamisen ja tarvittavat viranomaisilmoitukset verottajalle ja vakuutusyhtiöille.

Rekisteriin merkityt tiedot
Rekisteriin merkitään palkanmaksun vaatimat tiedot: 

  • nimi, 
  • henkilötunnus, 
  • veronumero, 
  • veroprosentti,
  • pankkiyhteystiedot sekä  
  • tarvittaessa sähköpostiosoite, osoite- ja puhelinnumerotiedot.

Rekisteritietojen tietolähteet 
Tiedot saadaan työntekijöiltä.

Tietojen luovutukset
Verottajan ja vakuutusyhtiöiden lakisääteiset vuosi-ja kuukausi-ilmoitukset palkka.fi-palvelun kautta.

Tietojen poistaminen ja arkistointi
Rekisterinpitäjä poistaa henkilötiedot, kun niitä ei enää tarvita. Verotustiedot päivitetään tarpeen mukaan. Palkanmaksutiedot sisältyvät tilinpäätökseen. Tiedot säilyvät yhdistyksen kirjanpitoarkistossa 6 vuotta. 

Rekisteröidyn oikeudet
1.  Saada pyynnöstä tieto hänen rekisteriin tallennetuista tiedoistaan.
2.  Vaatia häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua tai puutteellisten tietojen täydentämistä.
3.  Kieltää henkilötietojen käsittely tai rajoittaa niiden käsittelyä ja vaatia rekisteriin tallennettujen henkilötietojen poistoa. Rekisterinpitäjän pitää pystyä hoitamaan lain vaatimat velvoitteensa. 
4. Saada häntä koskevat tiedot viivytyksettä. Mikäli kuukauden aikaraja ylittyy, siitä tiedotetaan erikseen.  
5. Valittaa tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

Tietoja, oikaisua ja tietojen käsittelyn rajoittamista tai poistoa koskevissa kysymyksissä voi olla yhteydessä rekisterinpitäjän yhteyshenkilö Ulla Lappalaiseen. 

Henkilötietojen käsittelijät
Henkilöt, joilla on pääsy rekisterin tietoihin, nimeää yhdistyksen hallitus. Palkkarekisterin tietoja käsittelee tällä hetkellä sihteeri-taloudenhoitaja Ulla Lappalainen. Hallituksen muut jäsenet ja varajäsenet saavat tietoonsa palkansaajien nimet ja palkan suuruuden hallituksen hyväksyessä palkat ja laskut. Myös kirjanpitäjä ja toiminnantarkastaja näkevät palkanmaksutiedot. Palkanmaksuun käytettävän palkka.fi-palvelun ylläpitäjä vastaa palvelun tietoturvallisuudesta.

Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus
Tietojenkäsittelyn turvallisuutta arvioidaan säännöllisesti. Rekisteritiedot sijaitsevat rekisterinpitäjän edustajan hallinnassa olevalla laitteella, jonka sisältö on salattu tai virtuaalisella palvelimella tietokoneella, jonka fyysinen turvallisuus on riittävällä tavalla (palomuuri, virustorjunta, lukollinen säilytyspaikka) varmistettu ja jonka ohjelmat on päivitetty säännöllisesti. 

Tietojen palautus vikatilanteessa turvataan säännöllisellä varmuuskopioinnilla. Varmuustiedosto säilytetään muistitikulla, jota säilytetään lukitussa tilassa.

Mahdolliset printtimuotoiset asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa ja hävitetään tarvittaessa tietoturvallisesti silppuamalla.

Muu henkilötietojen käsittely

Henkilötietoja voidaan kerätä myös tilaisuuksiin ja kilpailuihin ilmoittautumisen, paikan varaamisen tai lippujen ostamisen yhteydessä. Pääsääntöisesti osallistujalistat poistetaan noin vuoden kuluessa tietoturvallisesti silppuamalla. Ilman eri lupaa edellä mainittuja tietoja ei käytetä markkinointiin.

Yhdistyksen YouTube-, Facebook- ja Instagram—sivuille sekä WordPress.com-verkkosivuille jää palvelujen seuraajista, päivitysten ja sivustojen tykkääjistä ja kommentoijista digitaalisia jälkiä. Palveluntarjoajat huolehtivat omalta osaltaan tietojen käsittelystä.

Kysy, jos jäi kysyttävää.

%d bloggers like this: