Seloste (päivitetty 18.3.2023) kertoo, miten käsittelemme rekisteritietoja ja miten rekisteriin merkityt henkilötiedot voi tarkistaa (EU:n tietosuoja-asetus 2016/679)
Tallennamme rekisteriin vain välttämättömät tiedot ja hävitämme tarpeettomat tiedot tietoturvallisesti. Tietosuojakäytäntöjen mahdollisista muutoksista informoidaan.
Yhdistyksen rekisterit
Yhdistyksellä on seuraavat henkilörekisterit, joista kerrotaan yksityiskohtaisemmin alla.
- Jäsenrekisteri
- Sähköpostilista/uutiskirje/koulujen elokuvaposti
- Palkkarekisteri
- Eventio-verkkokaupan asiakasrekisteri
- Koulutusrekisteri
- Elokuvakilpailun osallistujarekisteri
- Osaamismerkkirekisteri
Jäsenrekisteri
Rekisterin nimi
Kino Tavast ry:n jäsenrekisteri
Rekisterinpitäjä
Kino Tavast ry (y-tunnus 2656101-7)
Paavo Cajanderin katu 4 A 12
13200 Hämeenlinna
Sähköposti kinotavast (AT) gmail.com
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Jäsensihteeri Johanna Ahtila
johanna.ahtila (AT) gmail.com
Rekisterin tarkoitus
Yhdistyksellä on lakisääteinen velvollisuus pitää jäsenrekisteriä. Rekisteri mahdollistaa
- yhteydenpidon jäseniin,
- sisäisen tiedottamisen,
- jäsenkorttien toimittamisen ja
- jäsenmaksuliikenteen seuraamisen.
Rekisteriin merkityt tiedot
- jäsenen koko nimi
- kotipaikka
- sähköpostiosoite
- jäsenmaksutiedot sekä
- jäseneksi liittymisvuosi
Postiosoite, syntymäaika ja puhelinnumero merkitään, mikäli jäsen on antanut tiedot. Jäsenrekisteri ja jäsenpostitus hoidetaan FloMembers-rekisteripalvelua hyödyntäen.
Uutiskirje MailChimpiin merkitään jäsenen etunimi ja sähköpostiosoite. Uutiskirjelistalta voi halutessaan poistua. Puhelinnumeronsa antaneille voidaan tietokannasta tarvittaessa lähettää tekstiviestejä.
Rekisteritietojen tietolähteet
Tiedot saadaan jäseniltä itseltään jäseneksi liittymisen yhteydessä tai tietoja myöhemmin päivitettäessä. Jäsenmaksutiedot saadaan pankin tiliotteelta ja FloMembers-tietokannasta. Tarvittaessa tietoja (esimerkiksi puhelinnumeroita) voidaan päivittää julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä.
Tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Mikäli myöhemmin ilmaantuu perusteltu tarve tietojen luovuttamiseen, siihen pyydetään lupa jäseniltä.
Tietojen poistaminen ja säilyttäminen
Rekisterinpitäjä poistaa jäsenluettelosta viimeistään vuoden kuluttua ne, joiden jäsenyys on päättynyt. Jäsenmaksutiedot merkitään tilinpäätökseen joko saman maksupäivän könttänä tai maksajan nimikirjaimilla tai etunimellä. Tiedot säilyvät yhdistyksen kirjanpitoarkistossa laissa säädetyn ajan. Toimintakertomukset ja pöytäkirjat arkistoidaan pysyvästi. Yhdistyksen toimintakertomuksiin ja pöytäkirjoihin tallentuu nimitietoja muun muassa hallituksen jäsenistä, kirjanpitäjistä, toiminnantarkastajista, muista toimihenkilöistä ja työryhmiin osallistuvista.
Rekisteröidyn oikeudet
1. Saada pyynnöstä tieto hänen rekisteriin tallennetuista tiedoistaan.
2. Vaatia häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua tai puutteellisten tietojen täydentämistä.
3. Kieltää henkilötietojen käsittely tai rajoittaa niiden käsittelyä ja vaatia rekisteriin tallennettujen henkilötietojen poistoa.
4. Saada häntä koskevat tiedot viivytyksettä. Mikäli kuukauden aikaraja ylittyy, siitä tiedotetaan erikseen.
5. Valittaa tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.
Tietoja, oikaisua ja tietojen käsittelyn rajoittamista tai poistoa koskevissa kysymyksissä voi olla yhteydessä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön, jäsensihteeri Johanna Ahtilaan.
Henkilötietojen käsittelijät
Henkilöt, joilla on pääsy rekisterin tietoihin, nimeää yhdistyksen hallitus. Tällä hetkellä jäsenrekisterin tietoja käsittelevät jäsensihteeri Johanna Ahtila ja sihteeri-taloudenhoitaja Ulla Lappalainen. Uutiskirjettä toimittaa hallituksen varajäsen Saija Mäki-Nevala maaliskuun puolivälin jälkeen vuonna 2023. Hallituksen muut jäsenet ja varajäsenet saavat tietoonsa jäsenten nimet, kun hallitus hyväksyy uudet jäsenet tai toteaa jäsenyyden päättyneeksi. Kirjanpitäjä ja toiminnantarkastaja näkevät jäsenmaksutiedot.
Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus
Käsittelyn turvallisuutta arvioidaan vuosittain ja tarpeen mukaan useamminkin. Rekisteritiedot sijaitsevat rekisterinpitäjän edustajan hallinnassa olevalla laitteella, jonka sisältö on salattu tai virtuaalisella palvelimella tietokoneella, jonka fyysinen turvallisuus on riittävällä tavalla (palomuuri, virustorjunta, lukollinen säilytyspaikka) varmistettu ja jonka ohjelmat on päivitetty säännöllisesti.
Tietojen palautus vikatilanteessa turvataan säännöllisellä varmuuskopioinnilla. Varmuustiedosto säilytetään muistitikulla tai kovalevyllä, jota säilytetään lukitussa tilassa.
Mahdollinen printattu jäsenrekisteri, toimintakertomukset ja tilinpäätökset säilytetään lukitussa tilassa ja hävitetään tarvittaessa tietoturvallisesti silppuamalla. Arkistomateriaalia voidaan myöhemmin luovuttaa Maakunta-arkistoon, jolloin materiaalin käyttöehdoista sovitaan arkiston kanssa erikseen.
Jäsensähköposti lähetetään piilokopioina, jolloin osoitteet eivät tule muiden jäsenten tietoon.
FloMembers-järjestelmän tietoturvasta:
Järjestelmä täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset.
Jäsentietojen tietoturvaan on kiinnitetty huomiota muun muassa seuraavasti:
- Palvelun turvallisuus tarkastetaan koneellisesti joka vuorokausi.
- Välineeseen kirjautuminen on salattu SSL-suojauksella.
- Kunkin asiakkaan tiedot sijaitsevat erillisessä tietokannassa.
- Kriittiset operaatiot, muun muassa kirjautumiset, tallennetaan järjestelmälogiin.
- Rekisteriin voidaan aktivoida kaksivaiheinen tunnistautuminen.
- Palvelinresursseja monitoroidaan ympäri vuorokauden.
Uutiskirje/Koulujen elokuvaposti
Rekisterin nimi
Kino Tavast ry:n Uutiskirje/Koulujen elokuvaposti
Rekisterinpitäjä
Kino Tavast ry
Paavo Cajanderin katu 4 A 12
13200 Hämeenlinna
Sähköposti kinotavast AT gmail.com
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Sihteeri Ulla Lappalainen (koulujen elokuvaposti, Arxin uutiskirje) ja Saija Mäki-Nevala (uutiskirje)
Sähköposti kinotavast AT gmail.com
Rekisterin tarkoitus
on tiedottaa yhdistyksen järjestämistä elokuvanäytöksistä, koulutuksista ja tapahtumista ja antaa elokuvakasvatusvinkkejä.
Rekisteriin merkityt tiedot
Uutiskirje (esim. MailChimp) uutiskirjeen tilanneille ja jäsenille.
- sähköpostiosoite ja etunimi
- koko nimi, mikäli asianomainen on sen antanut.
Koulujen elokuvaposti
- sähköpostiosoite ja koko nimi
Sähköpostiohjelmaan/FloMenbersiin ja uutiskirjepalveluun on luotu ryhmä postitusta varten.
Rekisteritietojen tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteriin merkityiltä itseltään.
Tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Rekisteröidyn oikeudet
1. Saada pyynnöstä tieto hänen rekisteriin tallennetuista tiedoistaan.
2. Vaatia häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua tai puutteellisten tietojen täydentämistä.
3. Kieltää henkilötietojen käsittely tai rajoittaa niiden käsittelyä ja vaatia rekisteriin tallennettujen henkilötietojen poistoa.
4. Saada häntä koskevat tiedot viivytyksettä. Mikäli kuukauden aikaraja ylittyy, siitä tiedotetaan erikseen.
5. Valittaa tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.
Tietoja, oikaisua ja tietojen käsittelyn rajoittamista tai poistoa koskevissa kysymyksissä voi olla yhteydessä rekisterinpitäjän yhteyshenkilö Ulla Lappalaiseen.
Henkilötietojen käsittelijät
Henkilöt, joilla on pääsy sähköpostilistan rekisteritietoihin, nimeää yhdistyksen hallitus. Tällä hetkellä sähköpostilistojen ja uutiskirjeen tietoja käsittelee sihteeri Ulla Lappalainen sekä uutiskirjeen tietoja Saija Mäki-Nevala..
Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus
Sähköposti lähetetään piilokopioina, jolloin osoitteet eivät tule muiden viestin saajien tietoon. Noudatetaan samoja turvallisuustoimia kuin jäsenrekisterin osalta.
Palkkarekisteri
Rekisterin nimi
Kino Tavast ry:n palkkarekisteri
Rekisterinpitäjä
Kino Tavast ry
Paavo Cajanderin katu 4 A 12
13200 Hämeenlinna
kinotavast (AT) gmail.com
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Taloudenhoitaja Ulla lappalainen
kinotavast (AT) gmail.com
Rekisterin tarkoitus
Yhdistyksellä on lakisääteinen velvollisuus palkkakirjanpitoon. Palkkarekisteri mahdollistaa palkanmaksun, työtodistusten kirjoittamisen ja tarvittavat viranomaisilmoitukset verottajalle ja vakuutusyhtiöille.
Rekisteriin merkityt tiedot
Rekisteriin merkitään palkanmaksun vaatimat tiedot:
- nimi,
- henkilötunnus,
- veronumero,
- veroprosentti,
- pankkiyhteystiedot sekä
- sähköpostiosoite, osoite- ja puhelinnumerotiedot.
Rekisteritietojen tietolähteet
Tiedot saadaan työntekijöiltä.
Tietojen luovutukset
Verottajan ja vakuutusyhtiöiden lakisääteiset vuosi- ja kuukausi-ilmoitukset palkka.fi-palvelun kautta.
Tietojen poistaminen ja arkistointi
Rekisterinpitäjä poistaa henkilötiedot, kun niitä ei enää tarvita. Verotustiedot päivitetään tarpeen mukaan. Palkanmaksutiedot sisältyvät tilinpäätökseen. Tiedot säilyvät yhdistyksen kirjanpitoarkistossa vaaditut 10 vuotta.
Rekisteröidyn oikeudet
1. Saada pyynnöstä tieto hänen rekisteriin tallennetuista tiedoistaan.
2. Vaatia häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua tai puutteellisten tietojen täydentämistä.
3. Kieltää henkilötietojen käsittely tai rajoittaa niiden käsittelyä ja vaatia rekisteriin tallennettujen henkilötietojen poistoa. Rekisterinpitäjän pitää pystyä hoitamaan lain vaatimat velvoitteensa.
4. Saada häntä koskevat tiedot viivytyksettä. Mikäli kuukauden aikaraja ylittyy, siitä tiedotetaan erikseen.
5. Valittaa tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.
Tietoja, oikaisua ja tietojen käsittelyn rajoittamista tai poistoa koskevissa kysymyksissä voi olla yhteydessä rekisterinpitäjän yhteyshenkilö Ulla Lappalaiseen.
Henkilötietojen käsittelijät
Henkilöt, joilla on pääsy rekisterin tietoihin, nimeää yhdistyksen hallitus. Palkkarekisterin tietoja käsittelee tällä hetkellä taloudenhoitaja Ulla Lappalainen. Hallituksen muut jäsenet ja varajäsenet saavat tietoonsa palkansaajien nimet ja palkan hallituksen hyväksyessä työsuhteen. Myös kirjanpitäjä ja toiminnantarkastaja näkevät palkanmaksutiedot. Palkanmaksuun käytettävän palkka.fi-palvelun ylläpitäjä vastaa palvelun tietoturvallisuudesta.
Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus
Tietojenkäsittelyn turvallisuutta arvioidaan säännöllisesti. Rekisteritiedot sijaitsevat rekisterinpitäjän edustajan hallinnassa olevalla laitteella, jonka sisältö on salattu tai virtuaalisella palvelimella tietokoneella, jonka fyysinen turvallisuus on riittävällä tavalla (palomuuri, virustorjunta, lukollinen säilytyspaikka) varmistettu ja jonka ohjelmat on päivitetty säännöllisesti.
Tietojen palautus vikatilanteessa turvataan säännöllisellä varmuuskopioinnilla. Varmuustiedosto säilytetään muistitikulla, jota säilytetään lukitussa tilassa.
Mahdolliset printtimuotoiset asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa ja hävitetään tarvittaessa tietoturvallisesti silppuamalla.
Eventio-verkkokaupan asiakasrekisteri
Eventio-verkkokauppaan tallentuu pakollisina tietoina asiakkaan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Osoitetieto tallentuu, jos asiakas sen antaa. Yhdistyksessä verkkokaupan henkilötietoja käsittelevät verkkokaupan käyttäjiksi valtuutetut henkilöt varahenkilöineen. Tietosuojaseloste ja evästeasetukset.
Koulutusrekisteri
Rekisterin nimi
Kino Tavast ry:n koulutusrekisteri
Rekisterinpitäjä
Kino Tavast ry
Paavo Cajanderin katu 4 A 12
13200 Hämeenlinna
Sähköposti kinotavast AT gmail.com
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Sihteeri Ulla Lappalainen
Sähköposti kinotavast AT gmail.com
Rekisterin tarkoitus
on tiedottaa yhdistyksen järjestämistä kursseista, kerhoista, leireistä ja opintopiireistä sekä pitää tarvittaessa yhteyttä myös lasten huoltajiin.
Rekisteriin merkityt tiedot
- sähköpostiosoite ja
- nimi
FloMembersiin syntyy lyhytaikaisia tapahtumarekistereitä ilmoittautumisten yhteydessä (ks. jäsenrekisteri). Verkkokauppaan syntyy ilmoittautumisten yhteydessä kurssilaisten rekisteri.
Rekisteritietojen tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteriin merkityiltä itseltään.
Tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Rekisteröidyn oikeudet
1. Saada pyynnöstä tieto hänen rekisteriin tallennetuista tiedoistaan.
2. Vaatia häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua tai puutteellisten tietojen täydentämistä.
3. Kieltää henkilötietojen käsittely tai rajoittaa niiden käsittelyä ja vaatia rekisteriin tallennettujen henkilötietojen poistoa.
4. Saada häntä koskevat tiedot viivytyksettä. Mikäli kuukauden aikaraja ylittyy, siitä tiedotetaan erikseen.
5. Valittaa tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.
Tietoja, oikaisua ja tietojen käsittelyn rajoittamista tai poistoa koskevissa kysymyksissä voi olla yhteydessä rekisterinpitäjän yhteyshenkilö Ulla Lappalaiseen.
Henkilötietojen käsittelijät
Henkilöt, joilla on pääsy koulutusrekisteritietoihin, nimeää yhdistyksen hallitus. Tällä hetkellä tietoja käsittelee sihteeri Ulla Lappalainen.
Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus
Sähköposti lähetetään piilokopioina, jolloin osoitteet eivät tule muiden viestin saajien tietoon. Noudatetaan samoja turvallisuustoimia kuin jäsenrekisterin osalta.
Elokuvakilpailun osallistujarekisteri
Rekisterin nimi
Kino Tavast ry:n elokuvakilpailun osallistujarekisteri
Rekisterinpitäjä
Kino Tavast ry
Paavo Cajanderin katu 4 A 12
13200 Hämeenlinna
Sähköposti kinotavast AT gmail.com
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Sihteeri Ulla Lappalainen
Sähköposti kinotavast AT gmail.com
Rekisterin tarkoitus
on hallinnoida elokuvakilpailuun osallistuvien elokuvien tekijätietoja sekä hoitaa yhteyksiä kilpailuun osallistujien ja järjestäjän kesken.
Rekisteriin merkityt tiedot
- sähköpostiosoite (ohjaaja ja yhteyshenkilö) sekä kotipaikka
- kilpailuun lähetettyjen elokuvien tekijätiedot (näyttelijät, kuvaaja, leikkaaja, käsikirjoittaja, äänisuunnittelija, säveltäjä, lavastaja jne.): nimi ja kotipaikka
Rekisteritietojen tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteriin merkityiltä itseltään ilmoittautumislomakkeella.
Tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Rekisteröidyn oikeudet
1. Saada pyynnöstä tieto hänen rekisteriin tallennetuista tiedoistaan.
2. Vaatia häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua tai puutteellisten tietojen täydentämistä.
3. Kieltää henkilötietojen käsittely tai rajoittaa niiden käsittelyä ja vaatia rekisteriin tallennettujen henkilötietojen poistoa.
4. Saada häntä koskevat tiedot viivytyksettä. Mikäli kuukauden aikaraja ylittyy, siitä tiedotetaan erikseen.
5. Valittaa tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.
Tietoja, oikaisua ja tietojen käsittelyn rajoittamista tai poistoa koskevissa kysymyksissä voi olla yhteydessä rekisterinpitäjän yhteyshenkilö Ulla Lappalaiseen.
Henkilötietojen käsittelijät
Henkilöt, joilla on pääsy elokuvakilpailun osallistujien rekisteritietoihin, nimeää yhdistyksen hallitus. Tällä hetkellä tietoja käsittelee sihteeri Ulla Lappalainen.
Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus
Sähköposti lähetetään piilokopioina, jolloin osoitteet eivät tule muiden viestin saajien tietoon. Noudatetaan samoja turvallisuustoimia kuin jäsenrekisterin osalta.
Osaamismerkkirekisteri
Rekisterin nimi
Kino Tavast ry:n osaamismerkkirekisteri
Rekisterinpitäjä
Kino Tavast ry
Paavo Cajanderin katu 4 A 12
13200 Hämeenlinna
Sähköposti kinotavast AT gmail.com
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Sihteeri Ulla Lappalainen
Sähköposti kinotavast AT gmail.com
Rekisterin tarkoitus
on pitää kirjaa osaamismerkkisuorituksista.
Rekisteriin merkityt tiedot
- sähköpostiosoite, etu- ja sukunimi
- puhelinnumero, mikäli asianomainen on sen antanut.
Rekisteritietojen tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteriin merkityiltä itseltään.
Tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Rekisteröidyn oikeudet
1. Saada pyynnöstä tieto hänen rekisteriin tallennetuista tiedoistaan.
2. Vaatia häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua tai puutteellisten tietojen täydentämistä.
3. Kieltää henkilötietojen käsittely tai rajoittaa niiden käsittelyä ja vaatia rekisteriin tallennettujen henkilötietojen poistoa.
4. Saada häntä koskevat tiedot viivytyksettä. Mikäli kuukauden aikaraja ylittyy, siitä tiedotetaan erikseen.
5. Valittaa tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.
Tietoja, oikaisua ja tietojen käsittelyn rajoittamista tai poistoa koskevissa kysymyksissä voi olla yhteydessä rekisterinpitäjän yhteyshenkilö Ulla Lappalaiseen.
Henkilötietojen käsittelijät
Henkilöt, joilla on pääsy osaamismerkkirekisteritietoihin, nimeää yhdistyksen hallitus. Tällä hetkellä tietoja käsittelee sihteeri Ulla Lappalainen.
Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus
Noudatetaan samoja turvallisuustoimia kuin jäsenrekisterin osalta.
Muu henkilötietojen käsittely Kino Tavast ry:ssä
Henkilötietoja voidaan kerätä myös tapahtumissa tai tilaisuuksiin ja kilpailuihin ilmoittautumisen, paikan varaamisen tai lippujen ostamisen yhteydessä. Pääsääntöisesti osallistujalistat poistetaan noin vuoden kuluessa tietoturvallisesti silppuamalla ja poistamalla verkkolomakkeet ja niillä kerätyt tiedot. Ilman eri lupaa edellä mainittuja tietoja ei käytetä markkinointiin.
Yhdistyksen YouTube-, Facebook- ja Instagram—sivuille sekä WordPress.com-verkkosivuille jää palvelujen seuraajista, päivitysten ja sivustojen tykkääjistä ja kommentoijista digitaalisia jälkiä. Palveluntarjoajat huolehtivat omalta osaltaan tietojen käsittelystä.
Kysy, jos jäi kysyttävää.