Seloste (päivitetty 12.3.2026) kertoo, miten käsittelemme rekisteritietoja ja miten rekisteriin merkityt henkilötiedot voi tarkistaa (EU:n tietosuoja-asetus 2016/679)
Tallennamme rekisteriin vain välttämättömät tiedot ja hävitämme tarpeettomat tiedot tietoturvallisesti. Tietosuojakäytäntöjen mahdollisista muutoksista informoidaan.
Yhdistyksen rekisterit
Yhdistyksellä on seuraavat henkilörekisterit, joista kerrotaan yksityiskohtaisemmin alla. Tietoja käsittelevät ja kysymyksiin vastaavat rekistereihin merkityt yhteyshenkilöt.
- Jäsenrekisteri (yhteyshenkilö Eeva-Kaarina Leskinen, Ulla Lappalainen)
- Uutiskirjerekisteri (yhteyshenkilö Jarkko Waari)
- Koulujen elokuvaposti (yhteyshenkilö Ulla Lappalainen)
- Palkkarekisteri (yhteyshenkilö Ulla Lappalainen)
- Verkkokaupan asiakasrekisteri (yhteyshenkilö Ulla Lappalainen, Taneli Hiltunen)
- Koulutusrekisteri (yhteyshenkilö Ulla Lappalainen)
- Elokuvakilpailun ja ohjelmistohaun osallistujarekisteri (yhteyshenkilö Ulla Lappalainen)
- Osaamismerkkirekisteri (yhteyshenkilö Ulla Lappalainen)
Rekisterinpitäjä
Kino Tavast ry (y-tunnus 2656101-7)
Paavo Cajanderin katu 4 A 12
13200 Hämeenlinna
kinotavast(AT)gmail.com
Kaikkia rekistereitä koskevat periaatteet
Rekisteritietojen tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteriin merkityiltä itseltään.
Tietojen käsittelijät
Henkilöt, joilla on pääsy rekisterin tietoihin, nimeää yhdistyksen hallitus.
Tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Viranomaisilla on kuitenkin tietyin edellytyksin mahdollisuus saada esimerkiksi palkkarekisterin tietoja haltuunsa.
Rekisteröidyn oikeudet
1. Saada pyynnöstä tieto hänen rekisteriin tallennetuista tiedoistaan.
2. Vaatia häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua tai puutteellisten tietojen täydentämistä.
3. Kieltää henkilötietojen käsittely tai rajoittaa niiden käsittelyä ja vaatia rekisteriin tallennettujen henkilötietojen poistoa.
4. Saada häntä koskevat tiedot viivytyksettä. Mikäli kuukauden aikaraja ylittyy, siitä tiedotetaan erikseen.
5. Valittaa tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.
Tietoja, oikaisua ja tietojen käsittelyn rajoittamista tai poistoa koskevissa kysymyksissä voi olla yhteydessä rekisterinpitäjän yllä mainittuun yhteyshenkilöön.
Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus
Käsittelyn turvallisuutta arvioidaan vuosittain ja tarpeen mukaan useamminkin. Rekisteritiedot sijaitsevat rekisterinpitäjän edustajan hallinnassa olevalla laitteella, jonka sisältö on salattu tai virtuaalisella palvelimella tietokoneella, jonka fyysinen turvallisuus on riittävällä tavalla (palomuuri, virustorjunta, lukollinen säilytyspaikka) varmistettu ja jonka ohjelmat on päivitetty säännöllisesti.
Tietojen palautus vikatilanteessa turvataan säännöllisellä varmuuskopioinnilla. Varmuustiedostot säilytetään muistitikulla tai kovalevyllä, jota säilytetään lukitussa tilassa.
Mahdolliset printtimuotoiset asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa ja hävitetään tarvittaessa tietoturvallisesti silppuamalla.
Rekisterin nimi
Kino Tavast ry:n jäsenrekisteri
Rekisterin tarkoitus
Yhdistyksellä on lakisääteinen velvollisuus pitää jäsenrekisteriä. Rekisteri mahdollistaa
- yhteydenpidon jäseniin,
- sisäisen tiedottamisen,
- jäsenkorttien toimittamisen ja
- jäsenmaksuliikenteen seuraamisen.
Rekisteriin merkityt tiedot
- jäsenen koko nimi
- kotipaikka
- sähköpostiosoite
- jäsenmaksutiedot sekä
- jäseneksi liittymisvuosi
Postiosoite, syntymäaika ja puhelinnumero merkitään, mikäli jäsen on antanut tiedot. Jäsenrekisteri ja jäsenpostitus hoidetaan FloMembers-rekisteripalvelua hyödyntäen. Puhelinnumeronsa antaneille voidaan tietokannasta tarvittaessa lähettää tekstiviestejä.
Uutiskirje Creamaileriin merkitään jäsenen nimi ja sähköpostiosoite. Uutiskirjelistalta voi halutessaan poistua.
Rekisteritietojen tietolähteet
Tiedot saadaan jäseniltä itseltään jäseneksi liittymisen yhteydessä tai tietoja myöhemmin päivitettäessä. Jäsenmaksutiedot saadaan pankin tiliotteelta ja FloMembers-tietokannasta. Tarvittaessa tietoja (esimerkiksi puhelinnumeroita) voidaan päivittää julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä.
Tietojen poistaminen ja säilyttäminen
Rekisterinpitäjä poistaa jäsenluettelosta viimeistään vuoden kuluttua ne, joiden jäsenyys on päättynyt. Jäsenmaksutiedot merkitään tilinpäätökseen joko saman maksupäivän könttänä tai maksajan nimikirjaimilla tai etunimellä. Tiedot säilyvät yhdistyksen kirjanpitoarkistossa laissa säädetyn ajan (10 vuotta). Toimintakertomukset ja pöytäkirjat arkistoidaan pysyvästi. Yhdistyksen toimintakertomuksiin ja pöytäkirjoihin tallentuu nimitietoja muun muassa hallituksen jäsenistä, kirjanpitäjistä, toiminnantarkastajista, muista toimihenkilöistä ja työryhmiin osallistuvista.
Henkilötietojen käsittelijät
Hallituksen muut jäsenet ja varajäsenet saavat tietoonsa jäsenten nimet, kun hallitus hyväksyy uudet jäsenet tai toteaa jäsenyyden päättyneeksi. Kirjanpitäjä ja toiminnantarkastaja näkevät jäsenmaksutiedot
FloMembers-tietokanta varmuuskopioidaan automaattisesti.
Mahdollinen printattu jäsenrekisteri, toimintakertomukset ja tilinpäätökset säilytetään lukitussa tilassa ja hävitetään tarvittaessa tietoturvallisesti silppuamalla. Arkistomateriaalia voidaan myöhemmin luovuttaa Kansallisarkistoon, jolloin materiaalin käyttöehdoista sovitaan arkiston kanssa erikseen.
Jäsensähköposti lähetetään piilokopioina, jolloin osoitteet eivät tule muiden jäsenten tietoon.
FloMembersin tietoja
säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:
1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu.
2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.
3. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.
Datan sijainti
FloMembers-järjestelmän ylläpito on hajautettu useammalle EU-alueella sijaitsevalle palvelimelle. Kino Tavastin tiedot sijaitsevat Espoossa ja varmuuskopiot Helsingissä.
Osa jäsenrekisteristä lähtevistä sähköpostiviesteistä välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.
Rekisterin nimi
Kino Tavast ry:n Uutiskirje/Koulujen elokuvaposti
Rekisterin tarkoitus
on tiedottaa yhdistyksen järjestämistä elokuvanäytöksistä, koulutuksista ja tapahtumista ja antaa elokuvakasvatusvinkkejä.
Rekisteriin merkityt tiedot
Creamailer -uutiskirjeen tilanneet ja jäsenet. Koulujen elokuvaposti kouluille lukukausittain.
- sähköpostiosoite ja nimi
Sähköpostiohjelmaan/FloMenbersiin ja uutiskirjepalveluun on luotu ryhmä postitusta varten.
Rekisterin nimi
Kino Tavast ry:n palkkarekisteri
Rekisterin tarkoitus
Yhdistyksellä on lakisääteinen velvollisuus palkkakirjanpitoon. Palkkarekisteri mahdollistaa palkanmaksun, työtodistusten kirjoittamisen ja tarvittavat viranomaisilmoitukset verottajalle ja vakuutusyhtiöille.
Rekisteriin merkityt tiedot
Rekisteriin merkitään palkanmaksun vaatimat tiedot:
- nimi,
- henkilötunnus,
- veronumero,
- veroprosentti,
- pankkiyhteystiedot sekä
- sähköpostiosoite, osoite- ja puhelinnumerotiedot.
Rekisteritietojen tietolähteet
Tiedot saadaan työntekijöiltä ja verotustietoja palkka.fi-ohjelmasta verottajalta.
Tietojen luovutukset
Verottajan ja vakuutusyhtiöiden lakisääteiset vuosi- ja kuukausi-ilmoitukset palkka.fi-palvelun kautta.
Tietojen poistaminen ja arkistointi
Rekisterinpitäjä poistaa henkilötiedot, kun niitä ei enää tarvita. Verotustiedot päivitetään tarpeen mukaan. Palkanmaksutiedot sisältyvät tilinpäätökseen. Tiedot säilyvät yhdistyksen kirjanpitoarkistossa vaaditut 10 vuotta.
Henkilötietojen käsittelijät
Hallituksen muut jäsenet ja varajäsenet saavat tietoonsa palkansaajien nimet ja palkan hallituksen hyväksyessä työsuhteen. Myös kirjanpitäjä ja toiminnantarkastaja näkevät palkanmaksutiedot. Palkanmaksuun käytettävän palkka.fi-palvelun ylläpitäjä vastaa palvelun tietoturvallisuudesta.
Verkkokaupan asiakasrekisteri
Verkkokauppaan tallentuu pakollisina tietoina asiakkaan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Osoitetieto tallentuu, jos asiakas sen antaa. Yhdistyksessä verkkokaupan henkilötietoja käsittelevät verkkokaupan käyttäjiksi valtuutetut henkilöt varahenkilöineen. Tietosuojaseloste ja evästeasetukset.
Verkkokaupan asiakkailta kysytään markkinointilupaa, joka on mahdollista antaa tai olla antamatta.
Rekisterin nimi
Kino Tavast ry:n koulutusrekisteri
Rekisterin tarkoitus
on tiedottaa yhdistyksen järjestämistä kursseista, kerhoista, leireistä ja opintopiireistä sekä pitää tarvittaessa yhteyttä myös lasten huoltajiin.
Rekisteriin merkityt tiedot
- sähköpostiosoite ja
- nimi
- alaikäisistä myös huoltajan sähköposti ja nimi
FloMembersiin syntyy lyhytaikaisia tapahtumarekistereitä ilmoittautumisten yhteydessä (ks. jäsenrekisteri). Verkkokauppaan syntyy ilmoittautumisten yhteydessä kurssilaisten rekisteri.
Rekisterin nimi
Kino Tavast ry:n elokuvakilpailun ja ohjelmistohaun osallistujarekisteri
Rekisterin tarkoitus
on hallinnoida elokuvakilpailuun ja festivaaliohjelmistoon lähetettyjen elokuvien tekijätietoja sekä hoitaa yhteyksiä elokuvantekijöiden ja järjestäjän välillä.
Rekisteriin merkityt tiedot
- sähköpostiosoite (ohjaaja ja yhteyshenkilö) sekä kotipaikka
- kilpailuun lähetettyjen elokuvien tekijätiedot (näyttelijät, kuvaaja, leikkaaja, käsikirjoittaja, äänisuunnittelija, säveltäjä, lavastaja jne.): nimi ja kotipaikka
Rekisteritietojen tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteriin merkityiltä itseltään ilmoittautumislomakkeella.
Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja näkevät rajoitetusti myös kilpailun tuomarit ja järjestelytoimikunnan jäsenet.
Rekisterin nimi
Kino Tavast ry:n osaamismerkkirekisteri
Rekisterin tarkoitus
on pitää kirjaa osaamismerkkisuorituksista.
Rekisteriin merkityt tiedot
- sähköpostiosoite, etu- ja sukunimi
- puhelinnumero, mikäli asianomainen on sen antanut.
Muu henkilötietojen käsittely Kino Tavast ry:ssä
Henkilötietoja voidaan kerätä myös tapahtumissa tai tilaisuuksiin ja kilpailuihin ilmoittautumisen, paikan varaamisen tai lippujen ostamisen yhteydessä. Pääsääntöisesti osallistujalistat poistetaan noin vuoden kuluessa tietoturvallisesti silppuamalla ja poistamalla verkkolomakkeet ja niillä kerätyt tiedot. Ilman eri lupaa edellä mainittuja tietoja ei käytetä markkinointiin.
Yhdistyksen YouTube-, Facebook- ja Instagram—sivuille sekä WordPress.com-verkkosivuille jää palvelujen seuraajista, päivitysten ja sivustojen tykkääjistä ja kommentoijista digitaalisia jälkiä. Palveluntarjoajat huolehtivat omalta osaltaan tietojen käsittelystä.